Vad är en leverantörsfaktura?
En leverantörsfaktura är en faktura du får från ett annat företag för varor eller tjänster som ditt företag har köpt. När du tar emot fakturan uppstår en leverantörsskuld – en skyldighet att betala vid ett senare tillfälle.
Kom ihåg:En leverantörsfaktura är en verifikation och måste sparas som underlag för bokföringen.
De tre viktigaste kontona
Skuldkonto som ökar vid kredit (faktura) och minskar vid debet (betalning).
Moms på inköp som du har rätt att dra av. Bokförs alltid i debet.
Kostnadskonto för varor. Andra kostnader har egna konton (50xx, 6xxx).
Exempel: Bokföra leverantörsfaktura
📄 Fakturaunderlag:
Varuinköp: 10 000 kr
Moms (25%): 2 500 kr
Att betala: 12 500 kr
Steg 1: Bokför fakturan vid mottagande
Steg 2: Bokför betalning (vid förfallodatum)
Nu är fakturan helt bokförd och leverantörsskulden är reglerad.
Fler exempel – olika kostnadstyper
1Konsulttjänst (6 000 kr + moms)
2Kontorsmaterial (2 000 kr + moms)
3Hyra lokal (15 000 kr + moms)
Fakturametoden
Bokförs när fakturan kommer – oavsett när du betalar.
- Kostnaden periodiseras till rätt månad
- Leverantörsskulden syns i balansräkningen
Kontantmetoden
Bokförs när du betalar – ingen leverantörsskuld redovisas.
- Enklare bokföring med färre transaktioner
- Ingen periodisering – kan ge missvisande resultat
Detaljer: När fakturan betalas
Vid förfallodatum betalar du fakturan. Detta påverkar likviditeten men inte resultatet (om du använder fakturametoden – kostnaden är redan bokförd).
Viktigt: Betalar du efter förfallodatum kan leverantören ta ut dröjsmålsränta (normalt referensränta + 8%) och påminnelseavgift.
Undvik dessa 6 vanliga misstag
- •Bokför hela beloppet som kostnad – glömmer att dela upp momsen
- •Använder bankkontot (1930) direkt istället för leverantörsskulder (2440)
- •Glömmer att bokföra betalningen – skulden blir kvar i balansräkningen
- •Bokför samma faktura två gånger
- •Använder fel momssats (25% istället för 12% eller 6%)
- •Blandar ihop ingående moms (2641) med utgående moms (2611)
Förenkla din leverantörsfakturahantering
Med MrPotato slipper du tänka på konton, debet och kredit. Ladda bara upp PDF-fakturan så skapas rätt bokföring automatiskt.
✓ 30 dagar gratis • Ingen bindningstid • Avsluta när du vill
Välj din bolagsform
MrPotato är anpassat efter din bolagsform. Välj om du driver enskild firma eller aktiebolag och se hur systemet är uppbyggt för just din verksamhet.
Skapa gratis konto
30 dagar gratis. Ingen bindningstid.
Vanliga frågor om leverantörsfakturor
Konto 2440 (Leverantörsskulder) är ett skuldkonto i BAS-kontoplanen. Det används för att bokföra fakturor du fått från leverantörer som du ännu inte har betalat. Kontot ökar (krediteras) när du bokför en ny faktura och minskar (debiteras) när du betalar fakturan.
Så här bokför du en leverantörsfaktura korrekt:
- Vid mottagande: Debitera rätt kostnadskonto (t.ex. 4010 för varor), debitera konto 2641 (ingående moms), kreditera konto 2440 (leverantörsskulder) med totalbeloppet.
- Vid betalning: Debitera konto 2440 (leverantörsskulder), kreditera konto 1930 (bankkonto).
Exempel: Faktura på 10 000 kr + 2 500 kr moms. Vid mottagande: Debet 4010 10 000 kr, Debet 2641 2 500 kr, Kredit 2440 12 500 kr. Vid betalning: Debet 2440 12 500 kr, Kredit 1930 12 500 kr.
Ingående moms bokförs på konto 2641 (Ingående moms). Detta konto debiteras när du får en faktura med moms. Vid momsredovisningen kvittas ingående moms (konto 2641) mot utgående moms (konto 2610) för att beräkna om du ska få tillbaka eller betala moms till Skatteverket.
Fakturametoden: Fakturan bokförs när du tar emot den, oavsett när du betalar. Detta ger en rättvisande bild av resultatet per månad eftersom kostnaden periodiseras till rätt period. Leverantörsskulden syns i balansräkningen.
Kontantmetoden: Fakturan bokförs först när du betalar den. Detta är enklare men kan ge missvisande resultat om fakturor hamnar i fel period. Kontantmetoden är endast tillåten för vissa företag (t.ex. enskilda firmor med mindre omsättning).
Om du betalar efter förfallodatum kan leverantören ta ut:
- Dröjsmålsränta – normalt referensränta + 8% på det förfallna beloppet
- Påminnelseavgift – vanligtvis 60 kr per påminnelse
Dessa kostnader bokförs normalt på konto 8420 (Dröjsmålsränta) och 6570 (Påminnelseavgifter). De är inte momsmässigt avdragsgilla.
Här är vanliga kostnadskonton för leverantörsfakturor:
- 4010-4090: Varuinköp
- 5010: Lokalhyra
- 5410: Förbrukningsinventarier
- 5460: Förbrukningsmaterial
- 6110: Kontorsmaterial
- 6210: Konsultarvoden
- 6310: Frakter och transporter
- 6510: Reparation och underhåll
- 6990: Övriga externa kostnader
Ja, i moderna bokföringsprogram som MrPotato behöver du inte tänka på kontonummer. Du anger bara vad det är för typ av kostnad, så skapas rätt kontering automatiskt enligt BAS-kontoplanen. Programmet hanterar också moms, leverantörsskulder och betalningar – du slipper manuell kontering.
Enligt bokföringslagen måste du spara alla verifikationer, inklusive leverantörsfakturor, i 7 år från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Detta gäller både pappersfakturor och elektroniska fakturor. Skatteverket kan begära ut dem vid revision.