Projekt, retainers och underkonsulter – håll koll på marginalen
Digitala byråer har sällan en enda intäktskälla. Ni säljer projekt, löpande retainer-avtal och kanske timpris – samtidigt som ni anlitar underkonsulter. Utan korrekt bokföring ser du inte vilka uppdrag som faktiskt är lönsamma.
Utmaningen: Projektintäkter, retainers, underkonsultfakturor och personalkostnader – allt påverkar marginalen.
- •Projekt + retainers – blandade intäkter
- •Underkonsulter – vanlig kostnadspost
- •Personalkostnader – löner, arbetsgivaravgifter
- •Programvaror – Adobe, Figma, verktyg
Så fungerar det i praktiken
- ✓Projekt faktureras – bokförs som intäkt vid fakturadatum
- ✓Retainer-avtal – månadsvis fakturering, stabil återkommande intäkt
- ✓Underkonsulter – deras fakturor bokförs som kostnad
- ✓Personalkostnader – lön, arbetsgivaravgifter, skatt
- ✓Periodisering – fördela stora projekt över tid
Exempel: Digital byrå
→ Marginalen = projektintäkt - underkonsult - programvaror.
Så bokför du underkonsulter korrekt
Underkonsulter är en stor kostnadspost för många digitala byråer. Så här bokför du deras fakturor:
När du får fakturan:
När du betalar:
💡Tips för underkonsulthantering
- •Svenska underkonsulter: De fakturerar med moms – du lyfter momsen direkt
- •Utländska underkonsulter (EU): Omvänd moms kan gälla – kolla alltid
- •Projektkoppling: Använd projektnummer för att se kostnad per uppdrag
- •F-skattebevis: Begär alltid F-skatt från underkonsulter
Periodisering av långa projekt
Om du driver projekt som löper över flera månader men fakturerar i slutet, måste du periodisera intäkten för att resultatet ska bli rättvisande.
Exempel:
Ett projekt på 300 000 kr löper över 3 månader (jan-mars). Faktura skickas i mars.
Januari (periodisera 100 000 kr):
Februari (periodisera 100 000 kr):
Mars (fakturera och reversera):
✅Fördelar med periodisering
- •Visar rätt resultat varje månad
- •Underlättar budgetuppföljning
- •Ger rättvisande bild till styrelse/ägare
- •Krav enligt god redovisningssed
Så hjälper vi dig hålla koll på marginalen
- ✓Projekt & retainer-fakturor – skapa och bokför i samma flöde
- ✓Underkonsulter – deras fakturor bokförs som kostnad direkt
- ✓Periodisering – fördela stora projekt över rätt period
- ✓Resultatrapport per projekt – se vilka uppdrag som är lönsamma
- ✓Klar för bokslut – underlag för årsredovisning
"Vi har både projekt och löpande kunder – och anlitar underkonsulter. Jag måste se att vi tjänar pengar på varje uppdrag."
Därför väljer allt fler byråer MrPotato.
Välj din bolagsform
MrPotato är anpassat efter just din verksamhet. Välj din bolagsform och upplev ett system som är byggt för dig – från grunden.
Enskild firma
För dig som driver verksamhet i eget namn. Moms, resultat och underlag för NE-bilagan genereras automatiskt i takt med att du registrerar dina affärshändelser.
Aktiebolag
För dig som driver aktiebolag och behöver full koll. Komplett med bokslut, årsredovisning enligt K2 och arbetsgivardeklaration.
Se vilka uppdrag som faktiskt är lönsamma
Prova MrPotato i 30 dagar – helt gratis. Ingen bindningstid, inget kort krävs.Få koll på era projekt, retainers och marginaler.
Vanliga frågor om bokföring för digitala byråer
Bokföringsprogram för digitala byråer omfattar flera olika intäktsströmmar: projekt (webbplatser, appar, kampanjer), löpande retainer-avtal (SEO, support, content) och ibland timdebitering. Samtidigt har ni kostnader för personal, underkonsulter och programvaror. Utmaningen är att se marginalen per uppdrag och projekt.
Projekt bokförs normalt när du fakturerar kunden. Du skapar en faktura som bokförs som intäkt (konto 3010-3090) med utgående moms. Om projektet löper över flera månader kan du behöva periodisera intäkten, dvs fördela den över rätt perioder för att resultatet ska bli korrekt. Det gör du genom att bokföra upplupen intäkt (konto 1790) i månader utan fakturering.
Underkonsulter bokförs som en kostnad baserat på deras fakturor till er. Använd konto 5610 (Underkonsulter) eller liknande. Fakturan bokförs med debet på kostnadskontot, debet på ingående moms (om det är svensk leverantör med moms) och kredit på leverantörsskulder (konto 2440). När ni betalar fakturan bokförs det mot banken och leverantörsskulden.
Retainer-avtal är återkommande månadsfakturor. Varje månad skapar du en faktura som bokförs som intäkt precis som vanligt. Det är viktigt att hålla koll på att retainers faktureras varje månad – missade fakturor påverkar likviditeten. Många byråer använder autogiro eller automatiska fakturor för att säkerställa flödet.
För att se marginalen per projekt behöver du kunna koppla kostnader (underkonsulter, programvaror, tid) till specifika projekt. I MrPotato kan du använda projektnummer eller kostnadsställen för att följa varje uppdrag. Då ser du intäkt minus direkta kostnader = bruttovinst per projekt, och kan snabbt identifiera vilka uppdrag som är lönsamma.
Periodisering innebär att du fördelar intäkter och kostnader till rätt månad, även om själva fakturan kommer senare. För digitala byråer är det vanligt vid långa projekt – du kanske fakturerar i slutet av projektet, men arbetet utförs under flera månader. Utan periodisering visar resultatet stora svängningar. Du periodiserar genom att bokföra upplupen intäkt (konto 1790) under projektets gång.
Vanliga konton för digitala byråer i BAS-kontoplanen:
- 3010-3090: Försäljning projekt/retainer (olika momssatser)
- 4010: Inköp av material/tjänster
- 5610: Underkonsulter
- 5690: Övriga externa tjänster
- 6570: Försäljningsprovision (om ni använder plattformar)
- 7010: Löner
- 7510: Arbetsgivaravgifter
- 1790: Upplupna intäkter (för periodisering)
Absolut! MrPotato är byggt för tjänsteföretag som digitala byråer. Du får:
- Skapa och bokföra projekt- och retainerfakturor i samma flöde
- Bokföra underkonsultfakturor som kostnad direkt
- Periodisera intäkter över rätt period
- Resultatrapporter per projekt med marginal
- Koll på likviditet och moms
Prova gratis i 30 dagar – ingen bindningstid.