När en verifikation inte går ihop är debet och kredit olika
En verifikation ska alltid balansera. Det betyder att summan av alla debetrader ska vara exakt lika stor som summan av alla kreditrader. Om de inte är lika finns en differens som behöver hittas och rättas.
Felet beror ofta på en saknad rad, fel belopp, fel konto, saknad momsrad eller att faktura och betalning blandats ihop.
Vanliga orsaker till att verifikationen inte balanserar
En motrad saknas
En affärshändelse behöver minst två sidor: debet och kredit. Saknas en motpost blir verifikationen obalanserad.
Beloppet är fel på en rad
Om en rad bokförts med 1 250 kr i stället för 1 025 kr uppstår en differens även om rätt konton används.
Debet och kredit är omkastade
En rad kan ligga på rätt konto men fel sida. Då kan differensen bli dubbelt så stor som felet.
Momsraden saknas
Vid försäljning eller inköp kan verifikationen bli fel om konto 2611 eller 2641 saknas.
Faktura och betalning blandas ihop
Vid fakturametoden bokförs fakturan och betalningen separat. Blandas de ihop kan verifikationen bli fel.
En rad har nollbelopp eller negativt belopp
Tekniska importfel eller felaktiga transformationer kan skapa rader som inte ska finnas i verifikationen.
Så felsöker du en verifikation som inte går ihop
1. Summera debet och kredit
Räkna ihop alla debetrader och alla kreditrader. Skillnaden mellan summorna är differensen du behöver hitta.
2. Kontrollera om differensen motsvarar moms
Om differensen är 25%, 12% eller 6% av ett belopp kan felet vara en saknad eller felaktig momsrad.
3. Kontrollera om en rad ligger på fel sida
Om en rad bokförts i debet men borde ligga i kredit kan differensen bli dubbelt så stor som själva beloppet.
4. Jämför mot underlaget
Kontrollera faktura, kvitto eller betalning mot verifikationen. Belopp inklusive moms, exklusive moms och momsbelopp ska hänga ihop.
5. Kontrollera rätt bokföringsmetod
Vid fakturametoden och kontantmetoden bokförs fakturor och betalningar på olika sätt. Fel metodlogik kan skapa en verifikation som ser konstig ut.
Exempel: verifikation med saknad momsrad
Här är ett vanligt exempel där en kundfaktura på 12 500 kr inklusive 25% moms bokförts utan momsraden. Då blir debet större än kredit.
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordran | 12 500 | - |
| 3010 | Försäljning | - | 10 000 |
| Saknas | Utgående moms | - | 2 500 |
Hitta obalanserade verifikationer med SIE-fil
Om du har en SIE-fil kan du snabbt hitta vilka verifikationer som inte balanserar. Då kan analysen visa verifikationsnummer, debet, kredit och differens.
- Vilka verifikationer som inte går ihop
- Exakt differens per verifikation
- Konton som ingår i verifikationen
- Saknade datum eller verifikationsnummer
- Momsrader utan tydlig intäkt eller kostnad
Hur rättar man en verifikation som inte går ihop?
Rätt metod beror på om verifikationen kan ändras direkt eller om bokföringen redan är låst, rapporterad eller avslutad.
Om perioden är öppen
Kontrollera underlaget och rätta raden som är fel, till exempel belopp, konto, debet/kredit-sida eller saknad momsrad.
Om perioden är låst eller rapporterad
Gör normalt en korrigeringsverifikation så att felet rättas utan att historiken förstörs.
Vill du hitta felet snabbare?
MrPotato kan analysera din bokföring, lista obalanserade verifikationer och visa exakt differens mellan debet och kredit.