Differens i bokföringen betyder att något inte stämmer mellan två värden
En differens uppstår när två belopp som borde vara lika inte är det. Det kan vara debet mot kredit, bankkonto mot bokföring, momsrapport mot momskonton eller balansrapport mot underliggande verifikationer.
Det viktiga är att inte börja rätta på måfå. Börja med att identifiera vilken typ av differens du har. Då blir det mycket lättare att hitta rätt verifikation, konto eller period.
Vilken typ av differens har du?
Börja här. De flesta differenser kan placeras i någon av dessa kategorier.
Debet/kredit-differens
En eller flera verifikationer balanserar inte. Total debet är inte lika med total kredit.
Gå till relevant guide →Balansrapport-differens
Tillgångar, skulder och eget kapital stämmer inte ihop eller UB summerar inte korrekt.
Gå till relevant guide →Momsrapport-differens
Momsrapportens rutor stämmer inte mot bokförda momskonton eller momsavräkning.
Gå till relevant guide →Bankdifferens
Bokfört saldo på bankkonto stämmer inte med verkligt saldo på banken.
Gå till relevant guide →Så hittar du differensen steg för steg
Kontrollera först om en verifikation inte balanserar
Om debet och kredit inte är lika stora finns felet ofta i en enskild verifikation. Då ska du börja med verifikationsnumret, inte med hela balansrapporten.
Kontrollera sedan kontot där differensen syns
Om differensen gäller bank, moms, kundfordringar eller leverantörsskulder ska du isolera vilket konto som avviker. Därefter granskar du bara verifikationer på det kontot.
Jämför perioden
Många differenser beror på att en transaktion hamnat i fel månad eller fel räkenskapsår. Kontrollera datum på faktura, betalning och verifikation.
Kontrollera importerad data
Vid SIE-, bank- eller CSV-import kan fel mappning skapa differenser. Kontrollera särskilt konto, datum, tecken och belopp.
Vanliga orsaker till differens i bokföring
Exempel: differens på 2 500 kr
En differens på 2 500 kr kan ofta peka på moms. Om fakturan är 12 500 kr inklusive 25% moms är momsen 2 500 kr. Då bör du kontrollera om momsraden saknas eller är bokförd på fel konto.
Differens
2 500 kr
Möjlig orsak
Saknad momsrad
Konto att kontrollera
2611
Felsök differensen med SIE-fil
Om du laddar upp en SIE-fil kan MrPotato analysera verifikationer, konton och saldon för att hitta var differensen uppstår. Det är särskilt användbart om du bytt system, importerat data eller har en balansrapport som inte stämmer.
Hur rättar man en differens i bokföringen?
Rätta inte differensen genom att lägga in ett slumpmässigt justeringsbelopp. Hitta först orsaken. Annars riskerar du att dölja felet i stället för att lösa det.
Om felet finns i en öppen period
Rätta den felaktiga verifikationen, kontot, momsraden, datumet eller beloppet enligt underlaget.
Om perioden är låst eller rapporterad
Gör normalt en korrigeringsverifikation så att felet blir spårbart och historiken bevaras.
Hitta differensen snabbare med MrPotato
MrPotato kan analysera bokföringen, visa avvikelser och peka ut verifikationer, konton och momsbelopp som bör granskas.