1. Skicka en tydlig faktura
Fakturan får en betalningsreferens som hjälper systemet att koppla en inbetalning till rätt underlag. Förfallodatumet ger samtidigt en tydlig utgångspunkt för uppföljningen.
Kundbetalningar
Följ fakturan hela vägen till betalning
Samla betalningsstatus, förfallodatum och uppföljning i samma flöde. Då ser du vilka fakturor som kan lämnas i fred och vilka som behöver en påminnelse eller manuell kontroll.
30 dagar gratis · Ingen bindningstid
Från utskick till inbetalning
Så fungerar betalningsuppföljning
Ett tydligt flöde gör att uppföljningen börjar med betalningsstatusen, inte med att leta bland gamla fakturor, mejl och kontoutdrag.
2. Prioritera rätt fakturor
Betalningsöversikten skiljer mellan betalda, obetalda och förfallna fakturor. Du ser vad som fortfarande väntar på betalning utan att kontrollera varje faktura separat.
3. Följ upp i rätt läge
Använd förfallo- och betalningspåminnelser för att följa upp innan en faktura glöms bort och när den har passerat sitt förfallodatum.
4. Registrera betalningen
En matchande bankimport kan identifiera betalningen när villkoren är uppfyllda. Om den inte kan matchas kan du markera fakturan som betald manuellt.
Praktiskt exempel
En faktura som passerar förfallodatum
Ett serviceföretag skickar flera kundfakturor varje vecka. I stället för att gå igenom alla fakturor fokuserar företaget på dem vars status fortfarande är obetald.
- 1
Fakturan skickas
Betalningsreferens och förfallodatum följer fakturan och ger underlaget för den fortsatta uppföljningen.
- 2
Förfallodatumet närmar sig
Företaget kan använda en förfallopåminnelse utan att blanda in fakturor som redan är markerade som betalda.
- 3
Fakturan blir förfallen
Den syns som förfallen i betalningsöversikten och kan följas upp med en betalningspåminnelse.
- 4
Kunden betalar
En säker träff i bankimporten kan matcha betalningen. Annars registrerar företaget betalningen manuellt.
Tydliga gränser
Vad systemet hjälper till med – och vad du styr
Betalningsuppföljning blir mest tillförlitlig när det är tydligt vilka delar som kan stödjas av systemet och när du själv behöver kontrollera eller fatta ett beslut.
Stöd i MrPotato
- Betalda, obetalda och förfallna fakturor samlas i betalningsöversikten.
- Förfallo- och betalningspåminnelser hjälper dig att följa upp i rätt skede.
- Bankimporten kan identifiera och markera en betalning när matchningsvillkoren är uppfyllda.
- Förseningsavgifter kan anpassas för företagskunder respektive privatkunder.
Det du behöver ta ställning till
- Kontrollera en betalning manuellt om bankimporten inte hittar en säker matchning.
- Bedöm hur en obetald faktura ska följas upp och vilka kundvillkor som gäller.
- Aktivera digital betalning om kunden ska kunna använda fakturans digitala betalningssida.
- Registrera betalningen manuellt när bankmatchning inte används.
När en samlad betalningsöversikt gör skillnad
Behovet är störst när fakturorna skiljer sig åt i kund, period eller förfallodatum och det inte längre räcker att komma ihåg vem som brukar betala i tid.
Återkommande fakturor och abonnemang
När samma kunder faktureras löpande blir en gemensam statusöversikt viktig. Kombinera uppföljningen med schemalagda utskick för att skilja själva faktureringen från arbetet efteråt.
Läs om återkommande fakturorHantverks- och servicejobb
Material, arbetstid och delbetalningar kan ge flera fakturor per kund eller uppdrag. Då hjälper betalningsstatusen dig att se vilken faktura som faktiskt är förfallen.
Se fakturering för hantverkareKonsultuppdrag och timfakturering
Vid löpande uppdrag kan fakturorna ha olika perioder och förfallodatum. En samlad översikt gör det enklare att följa upp utan att blanda ihop levererat arbete med mottagen betalning.
Läs om att fakturera timmarNär ärendet ändrar karaktär
Betalningsuppföljning är inte samma sak som kundförlust
Betalningsuppföljning hjälper dig hantera tiden mellan skickad faktura och mottagen betalning. En kundfordran beskriver samtidigt företagets bokförda krav på kunden. Om betalningen senare bedöms som osäker eller uteblir permanent blir kundförlust en separat bokföringsfråga. Genom att hålla isär stegen blir det tydligare om nästa åtgärd är en påminnelse, en kontroll av betalningen eller bokföringsmässig hantering.
Få ett sammanhållet flöde för faktura och betalning
Prova fakturering, betalningsöversikt och bokföring i samma system. Du får 30 dagar att se hur flödet passar ditt företag.
Starta gratisVill du börja med helheten? Läs mer om MrPotatos faktureringsprogram.
Vanliga frågor om betalningsuppföljning
Betalningsuppföljning är arbetet från skickad faktura till registrerad betalning. Det omfattar att se betalningsstatus, uppmärksamma fakturor som närmar sig eller har passerat förfallodatum och registrera när kunden har betalat.
Ja. MrPotato har förfallo- och betalningspåminnelser som hjälper dig att följa upp fakturor före och efter förfallodatum.
Betalningsöversikten visar betalda, obetalda och förfallna fakturor. Där kan du avgränsa uppföljningen till de fakturor som fortfarande kräver en åtgärd.
En bankimport kan identifiera en matchande betalning och markera fakturan som betald när matchningsvillkoren är uppfyllda. Du kan också registrera betalningen manuellt när automatisk matchning inte används eller inte hittar en säker träff.
MrPotato kan hantera förseningsavgifter som anpassas för företagskunder respektive privatkunder. Kontrollera alltid vilka villkor som gäller i det aktuella kundförhållandet innan en avgift används.
Ja, när digital betalning är aktiverad kan kunden öppna fakturans betalningssida. Funktionen behöver alltså vara aktiverad för att den betalningsvägen ska vara tillgänglig.