1. Ladda upp kvittot
Ladda upp en bild eller PDF på kvittot i stället för att lägga det i en egen mapp. Underlaget samlas där bokföringen görs, inte någon annanstans.
Kvitton och bilagor
Från kvitto till granskad bokföring
Kvitton är ofta det som blir liggande. Här laddar du upp bilden eller PDF:en direkt i MrPotato, får ett underlag för bokföringen och behåller kopplingen till bilagan – samtidigt som du själv granskar det som bokförs.
30 dagar gratis · Ingen bindningstid
Steg för steg
Så fungerar kvittohanteringen i MrPotato
Flödet börjar med underlaget i stället för med en tom konteringsruta. Du laddar upp kvittot, systemet tar fram ett underlag och du bestämmer vad som blir den färdiga bokföringen.
2. Underlaget analyseras
MrPotato analyserar PDF- eller bildunderlaget och tar fram ett underlag för bokföringen. Analysen är en hjälp på vägen, inte ett svar du måste lita på blint.
3. Bokföring skapas med en tydlig källa
Bokföringen skapas med en bokföringskälla som visar var posten kommer ifrån. Då kan du följa en siffra från rapporten till verifikationen och vidare till underlaget.
4. Du granskar och rättar
Kontrollera konto, belopp och moms. Behöver något ändras rättar du verifikationen och kan se vad som ändrats i ändringshistoriken.
Praktiskt exempel
Ett kvitto från ett inköp med företagskortet
Ett konsultföretag köper programvara och betalar med företagskortet. I stället för att spara kvittot till månadens bokföring laddas det upp direkt.
- 1
Kvittot laddas upp
Underlaget läggs in i MrPotato samma dag som köpet, medan detaljerna fortfarande är färska.
- 2
Underlaget analyseras
Bilden eller PDF:en analyseras och ett förslag till bokföring tas fram.
- 3
Du kontrollerar posten
Konto, belopp och moms bekräftas eller justeras innan bokföringen är klar.
- 4
Bilagan följer verifikationen
Kvittot ligger kvar kopplat till bokföringen, så att det går att hitta igen vid en kontroll.
Tydliga gränser
Vad systemet hjälper till med – och vad du styr
Kvittohanteringen blir mest användbar när det är tydligt vilka delar som sköts automatiskt och när du själv behöver kontrollera eller fatta ett beslut.
Stöd i MrPotato
- PDF- och bildunderlag kan laddas upp för automatisk analys och bokföring.
- Kvittobilder och dokument kan kopplas till bokföringsunderlaget.
- Bokföringen sparas med en tydlig bokföringskälla för efterföljande granskning.
- Verifikationer kan rättas och ändringar följas i ändringshistoriken.
Det du behöver ta ställning till
- Kontrollera konto, belopp och moms innan du ser bokföringen som klar.
- Bokför posten manuellt när underlaget är svårläst eller analysen inte räcker.
- Bedöm hur just ditt underlag ska hanteras utifrån vilken typ av kostnad det gäller.
- Följ de regler som gäller för att bevara underlag i ditt företag.
När kvittohanteringen gör störst skillnad
Behovet är störst när underlagen kommer från flera håll och risken att tappa bort något ökar. Då är det viktigare att samla dem på ett ställe än att kunna hantera ett enstaka kvitto snabbt.
Utlägg du betalat privat
När du eller en medarbetare lagt ut pengar privat behöver kvittot in i bokföringen och kopplas till rätt händelse. Ladda upp underlaget och bokför utlägget i samma flöde som resten av ekonomin.
Läs om privata utläggLöpande småkostnader
Frakt, programvaror och kontorsmaterial kommer ofta som PDF:er i mejlen. Ladda upp dem i stället för att skriva in varje kostnad för hand, och behåll kopplingen till underlaget.
Så fungerar automatisk bokföringUnderlag som är svårlästa
Ett suddigt kvitto eller ett underlag utan tydligt belopp kan behöva hanteras för hand. Då bokför du posten själv och kopplar bilden som bilaga, så att underlaget inte tappas bort.
Vad är en verifikation?Häng ihop med resten
Kvittohantering är inte samma sak som bankkoppling
Kvittohanteringen utgår från själva underlaget – kvittot eller PDF:en. En automatisk bokföring kan samtidigt skapa poster från banktransaktioner, och bankkopplingen hämtar in det som redan finns i banken. Tillsammans gör de att både underlag och transaktioner hamnar i samma bokföring i stället för i olika verktyg.
Samla kvitton och bokföring på samma ställe
Prova hur kvittohanteringen, bokföringen och rapporterna hänger ihop i MrPotato. Du får 30 dagar att se hur det passar ditt företag.
Starta gratisVill du se helheten först? Läs om MrPotatos bokföringsprogram eller börja med grunderna i bokföring.
Fortsätt i bokföringsklustret
Testa gratis i 30 dagar
Skapa gratis konto och testa kvittohanteringen
Kom igång med bokföring, fakturering och momsrapportering utan krångel. Ingen bindningstid och inget kreditkort krävs för att testa.
30 dagar gratisIngen bindningstidEnkelt att komma igång
Vanliga frågor om kvittohantering
Ja. Du kan ladda upp PDF- eller bildunderlag. MrPotato analyserar underlaget och bokför det automatiskt med en tydlig bokföringskälla som du kan granska i efterhand.
Ja. Analysen och förslagen är ett stöd, men du ansvarar för att bokföringen blir korrekt. Kontrollera särskilt konto, belopp och moms, och var extra noga med underlagstyper du inte hanterat tidigare.
Du kan rätta verifikationen och följa vad som ändrades i ändringshistoriken. Kvittot ligger kvar kopplat till bokföringen, så att underlaget går att hitta igen.
Kvittot behövs för att kunna styrka bokföringen. I MrPotato kopplar du en kvittobild eller ett dokument till underlaget, men du behöver också följa de regler som gäller för att bevara underlag i ditt företag.
PDF- och bildunderlag analyseras automatiskt. Hur väl det fungerar beror på underlagets kvalitet, och en del kvitton behöver därför hanteras manuellt.
Nej. Kvittohantering ingår i MrPotato. Efter 30 dagars kostnadsfri testperiod kostar programmet 179 kr per månad exkl. moms. Kontrollera alltid aktuell pris- och funktionsinformation innan du väljer abonnemang.