Komplett guide för att bokföra kostnader som du betalat privat – med tydliga exempel för både enskild firma (konto 2018) och aktiebolag (konto 2893).
Se bokföringsexemplet direkt i MrPotato
Öppna ett färdigt testkonto direkt – ingen registrering behövs.
Verifikation krävs
Påverkar resultatet
2018 i enskild firma
2893 i aktiebolag
Ett privat utlägg uppstår när du betalar en företagskostnad med privata pengar istället för företagets bankkonto. Det kan vara allt från kontorsmaterial till resor eller representation.
Viktigt att förstå: Själva kostnaden ska bokföras i företaget precis som vanligt – men betalningen ska inte bokas mot bankkontot (1930), eftersom pengarna aldrig gick via företaget.
Exempel: Du köper kontorsmaterial för 1 000 kr med ditt privata bankkort. Företaget får en kostnad på 1 000 kr, men företagets bankkonto påverkas inte förrän företaget betalar tillbaka pengarna till dig.
Kostnaden bokförs på sitt vanliga kostnadskonto. Det här är motkontot för den privata betalningen.
| Företagsform | Motkonto | Vad kontot visar |
|---|---|---|
| Enskild firma | 2018 Övriga egna insättningar | Ägaren har betalat verksamhetens kostnad privat |
| Aktiebolag – ägare | 2893 Skulder till närstående personer | Bolaget har en kortfristig skuld till ägaren |
| Anställd | 2820/2829 Skuld till personal | Bolaget har en kortfristig skuld till den anställda |
Konto 2898 används för outtagen vinstutdelning och ska därför inte användas som motkonto för privata utlägg.
Du driver enskild firma och köper kontorsmaterial för 1 000 kr + 250 kr moms (totalt 1 250 kr) med ditt privata bankkort.
Konto 2018 visar att du tillfört kapital till firman.
Överföringen är ett eget uttag och påverkar inte resultatet.
📊 Resultat:
MrPotato väljer rätt motkonto utifrån företagsform och hjälper dig att hålla ihop kostnad, moms, kvitto och återbetalning.
30 dagar gratis • Ingen bindningstid
Du driver aktiebolag och köper kontorsmaterial för 1 000 kr + 250 kr moms (totalt 1 250 kr) med ditt privata bankkort.
Konto 2893 visar att bolaget är skyldigt dig pengar.
Skulden regleras – pengar förs från bolaget till dig.
📊 Resultat:
En anställd köper förbrukningsmaterial för 800 kr inklusive 160 kr moms för arbetsgivarens räkning.
Kvittot ska lämnas till arbetsgivaren och sparas som underlag. För reseräkningar kan konto 2822 användas.
En ägare i ett aktiebolag betalar 1 000 kr för en kostnad där bolaget inte får dra av momsen. Hela beloppet bokförs då som kostnad.
Ingen del bokförs på 2641. Vid exempelvis måltidsrepresentation gäller särskilda regler – se guiden om att bokföra representation.
När aktiebolaget betalar tillbaka 1 250 kr till ägaren regleras skulden. Kostnad och eventuell moms bokfördes redan när utlägget registrerades.
Återbetalningen påverkar inte resultatet. I enskild firma bokförs ett uttag efter en egen insättning i stället mot eget kapital; läs om egen insättning och eget uttag.
Används i enskild firma när ägaren tillför pengar till verksamheten. Krediteras vid utlägg, debiteras vid återbetalning.
Används i aktiebolag när ägaren har en fordran på bolaget. Krediteras vid utlägg, debiteras vid återbetalning.
Debiteras med momsen på utlägget – förutsatt att du har ett giltigt kvitto med specificerad moms.
Används inte vid själva utlägget, men vid återbetalning (kredit) när företaget betalar tillbaka pengarna till dig.
MrPotato är anpassat för olika företagsformer. Oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag kan du välja ett bokföringsprogram som hjälper dig med bokföring, moms, rapporter och löpande administration.
För dig som driver verksamhet i eget namn och vill ha ett bokföringsprogram för enskild firma med stöd för moms, resultat och underlag till NE-bilagan.
Du får stöd för löpande bokföring, eget uttag, egen insättning och rapporter i takt med att du registrerar företagets affärshändelser.
För dig som driver aktiebolag och vill ha ett bokföringsprogram för aktiebolag med stöd för bokslut, årsredovisning och lönehantering.
Få bättre kontroll över bokföring, K2-årsredovisning, arbetsgivardeklaration och andra viktiga delar som ofta blir tidskrävande i ett aktiebolag.
Är du osäker på vilken sida som passar bäst? Läs mer om vårt bokföringsprogram och jämför funktioner för enskild firma och aktiebolag.
Kom igång med bokföring, fakturering och momsrapportering utan krångel. Ingen bindningstid och inget kreditkort krävs för att testa.
Privat utlägg i enskild firma bokförs som kostnad i verksamheten och krediteras konto 2018 (Övriga egna insättningar), eftersom du har betalat med privata pengar. Kostnaden debiteras på lämpligt kostnadskonto och avdragsgill moms på 2641. En senare överföring till ditt privata konto bokförs som eget uttag, normalt debet 2013 och kredit 1930.
Exempel: Kontorsmaterial 1 000 kr + 250 kr moms. Debitera 5460 (1 000) och 2641 (250), kreditera 2018 (1 250).
Privat utlägg i aktiebolag bokförs som kostnad och krediteras konto 2893 (Skuld till närstående person). Detta är en skuld som bolaget har till dig som privatperson. När bolaget betalar tillbaka pengarna debiteras 2893 och krediteras 1930.
Exempel: Kontorsmaterial 1 000 kr + 250 kr moms. Debitera 5460 (1 000) och 2641 (250), kreditera 2893 (1 250).
Ja. Själva kostnaden påverkar resultatet precis som vanligt – den blir en avdragsgill kostnad i företaget. Betalningssättet (privata pengar) påverkar endast balansräkningen genom att skapa en skuld (i aktiebolag) eller en egen insättning (i enskild firma). När företaget betalar tillbaka pengarna påverkas bara likviditeten, inte resultatet.
Utlägget måste ha en verifikation. Ett kvitto eller en faktura är det normala underlaget och behövs för att styrka inköpet samt eventuell avdragsrätt för moms. Om originalkvittot saknas behöver företaget ta fram ett annat tillräckligt underlag och bedöma avdragsrätten särskilt.
2018 (Egen insättning) används i enskild firma och visar att ägaren har tillfört kapital till verksamheten. Det är ett eget kapital-konto.
2893 (Skuld till närstående) används i aktiebolag och är en skuld som bolaget har till dig som privatperson. Det är ett skuldkonto som måste regleras.
Det är viktigt att använda rätt konto beroende på bolagsform – att blanda ihop dem kan leda till fel i balansräkningen.
Ja, om utlägget avser verksamheten och du har ett giltigt kvitto med specificerad moms. Momsen bokförs då som ingående moms (2641) precis som vanligt. För att momsen ska vara avdragsgill måste kvittot vara korrekt och avse en kostnad som är momsmässigt avdragsgill i verksamheten.
I aktiebolag: Ja, det är en skuld som ska regleras. Bolaget är skyldigt dig pengarna och skulden måste betalas tillbaka.
I enskild firma: Det är en egen insättning som påverkar eget kapital, inte en skuld till ägaren. En senare överföring till dig bokförs som eget uttag.
Ja, det går bra att samla utlägg och bokföra dem samlat, till exempel en gång i månaden. Se bara till att ha alla kvitton som underlag. Många företagare gör så för att minska administrationen – du samlar alla kvitton och bokför dem som en samlingsverifikation i slutet av månaden.
