Kvitto krävs alltid
Påverkar resultatet
2018 i enskild firma
2893 i aktiebolag
Vad är ett privat utlägg?
Ett privat utlägg uppstår när du betalar en företagskostnad med privata pengar istället för företagets bankkonto. Det kan vara allt från kontorsmaterial till resor eller representation.
Viktigt att förstå: Själva kostnaden ska bokföras i företaget precis som vanligt – men betalningen ska inte bokas mot bankkontot (1930), eftersom pengarna aldrig gick via företaget.
Exempel: Du köper kontorsmaterial för 1 000 kr med ditt privata bankkort. Företaget får en kostnad på 1 000 kr, men företagets bankkonto påverkas inte förrän företaget betalar tillbaka pengarna till dig.
Exempel 1: Enskild firma (konto 2018)
Du driver enskild firma och köper kontorsmaterial för 1 000 kr + 250 kr moms (totalt 1 250 kr) med ditt privata bankkort.
Bokföring av utlägget:
Konto 2018 visar att du tillfört kapital till firman.
När firman betalar tillbaka:
Nu regleras insättningen – pengar förs från företaget till dig.
📊 Resultat:
- Kostnaden (1 000 kr) påverkar resultatet direkt
- Momsen (250 kr) blir avdragsgill i momsredovisningen
- Konto 2018 visar att du har en "fordran" på företaget
Exempel 2: Aktiebolag (konto 2893)
Du driver aktiebolag och köper kontorsmaterial för 1 000 kr + 250 kr moms (totalt 1 250 kr) med ditt privata bankkort.
Bokföring av utlägget:
Konto 2893 visar att bolaget är skyldigt dig pengar.
När bolaget betalar tillbaka:
Skulden regleras – pengar förs från bolaget till dig.
📊 Resultat:
- Kostnaden (1 000 kr) påverkar resultatet direkt
- Momsen (250 kr) blir avdragsgill i momsredovisningen
- Konto 2893 visar en skuld till dig som ägare
- Skulden måste regleras – det är inte en gåva till bolaget
Fler exempel på privata utlägg
🚗 Resa med egen bil
Du använder privat bil i tjänsten och gör ett utlägg för drivmedel.
🍽️ Representation
Du bjuder en kund på lunch och betalar privat.
📱 Telefon och internet
Du betalar din privata telefonräkning och använder den i firman.
Vilka konton används?
Används i enskild firma när ägaren tillför pengar till verksamheten. Krediteras vid utlägg, debiteras vid återbetalning.
Används i aktiebolag när ägaren har en fordran på bolaget. Krediteras vid utlägg, debiteras vid återbetalning.
Debiteras med momsen på utlägget – förutsatt att du har ett giltigt kvitto med specificerad moms.
Används inte vid själva utlägget, men vid återbetalning (kredit) när företaget betalar tillbaka pengarna till dig.
Undvik dessa 5 vanliga misstag
- •Bokför direkt mot 1930 trots att bankkontot inte användes – då stämmer inte avstämningen
- •Glömmer att bokföra momsen – du går miste om avdrag
- •Saknar kvitto eller underlag – kostnaden blir inte avdragsgill
- •Använder fel konto (2018 i AB eller 2893 i enskild firma)
- •Glömmer att reglera skulden/insättningen – den blir kvar i balansräkningen
Så hanterar MrPotato dina privata utlägg
Med MrPotato slipper du fundera på om det är 2018 eller 2893 som gäller. Registrera bara utlägget – systemet bokför korrekt baserat på din bolagsform.
30 dagar gratis • Ingen bindningstid
Välj din bolagsform
MrPotato är anpassat efter din bolagsform. Välj om du driver enskild firma eller aktiebolag och se hur systemet är uppbyggt för just din verksamhet.
Skapa gratis konto
30 dagar gratis. Ingen bindningstid.
Vanliga frågor om privata utlägg
Privat utlägg i enskild firma bokförs som kostnad i företaget och krediteras konto 2018 (Egen insättning), eftersom du har betalat med privata pengar. Kostnaden debiteras på lämpligt kostnadskonto och momsen på 2641. När företaget betalar tillbaka pengarna till dig debiteras 2018 och krediteras 1930.
Exempel: Kontorsmaterial 1 000 kr + 250 kr moms. Debitera 5460 (1 000) och 2641 (250), kreditera 2018 (1 250).
Privat utlägg i aktiebolag bokförs som kostnad och krediteras konto 2893 (Skuld till närstående person). Detta är en skuld som bolaget har till dig som privatperson. När bolaget betalar tillbaka pengarna debiteras 2893 och krediteras 1930.
Exempel: Kontorsmaterial 1 000 kr + 250 kr moms. Debitera 5460 (1 000) och 2641 (250), kreditera 2893 (1 250).
Ja. Själva kostnaden påverkar resultatet precis som vanligt – den blir en avdragsgill kostnad i företaget. Betalningssättet (privata pengar) påverkar endast balansräkningen genom att skapa en skuld (i aktiebolag) eller en egen insättning (i enskild firma). När företaget betalar tillbaka pengarna påverkas bara likviditeten, inte resultatet.
Ja, absolut! Ett giltigt underlag (kvitto) krävs alltid för att kostnaden ska få bokföras och vara avdragsgill. Detta gäller oavsett om du betalar med företagets eller privata pengar. Utan kvitto får du inte dra av kostnaden eller momsen. Kvittot måste sparas i 7 år som alla andra verifikationer.
2018 (Egen insättning) används i enskild firma och visar att ägaren har tillfört kapital till verksamheten. Det är ett eget kapital-konto.
2893 (Skuld till närstående) används i aktiebolag och är en skuld som bolaget har till dig som privatperson. Det är ett skuldkonto som måste regleras.
Det är viktigt att använda rätt konto beroende på bolagsform – att blanda ihop dem kan leda till fel i balansräkningen.
Ja, om utlägget avser verksamheten och du har ett giltigt kvitto med specificerad moms. Momsen bokförs då som ingående moms (2641) precis som vanligt. För att momsen ska vara avdragsgill måste kvittot vara korrekt och avse en kostnad som är momsmässigt avdragsgill i verksamheten.
I aktiebolag: Ja, det är en skuld som ska regleras. Bolaget är skyldigt dig pengarna och skulden måste betalas tillbaka.
I enskild firma: Det är en egen insättning som du kan ta ut när du vill, men det påverkar ditt kapital i firman. Det är inte en skuld på samma sätt som i aktiebolag.
Ja, det går bra att samla utlägg och bokföra dem samlat, till exempel en gång i månaden. Se bara till att ha alla kvitton som underlag. Många företagare gör så för att minska administrationen – du samlar alla kvitton och bokför dem som en samlingsverifikation i slutet av månaden.