Se bokföringsexemplet direkt i MrPotato
Öppna ett färdigt testkonto direkt – ingen registrering behövs.
Snabbsvar: bokför PayPal som ett separat likvidkonto
Om pengar kan ligga kvar på PayPal är det praktiskt att behandla PayPal som ett separat likvidkonto i bokföringen. Skapa exempelvis ett eget underkonto i 19-serien och stäm av det mot saldot hos PayPal.
Exempel: Kunden betalar 1 250 kr för en tjänst med 25 % moms
Vilket bokföringskonto används för PayPal?
PayPal har inget obligatoriskt eget BAS-konto. Om företaget har ett saldo hos PayPal är ett enkelt upplägg att skapa ett separat underkonto i kontogrupp 19, exempelvis 1931 PayPal.
1930 Företagskonto
Företagets vanliga bankkonto.
1931 PayPal
Exempel på eget underkonto för företagets PayPal-saldo.
30xx Försäljning
Intäkten bokförs separat efter vad företaget har sålt.
Viktigt: 1931 är här ett exempel på ett underkonto. Har kontot redan en annan funktion i företagets kontoplan väljer du ett annat ledigt konto och använder det konsekvent för PayPal.
Bokföra försäljning via PayPal
PayPal är betalningslösningen – inte själva intäkten. Försäljningen bokförs därför på det försäljningskonto och med den moms som gäller för varan eller tjänsten.
Exempel: svensk kund betalar 2 500 kr inklusive 25 % moms
Utländska kunder
Om kunden finns i ett annat land kan andra momsregler gälla. Bedöm därför först om kunden är företag eller privatperson, vilket land kunden finns i och vilken vara eller tjänst som säljs.
Bokföra PayPal-avgift
PayPal kan dra en transaktionsavgift innan pengarna blir tillgängliga. Bokför normalt inte bara nettobeloppet som försäljning. Håll i stället isär kundens betalning och PayPals avgift.
Förenklat exempel: kunden betalar 1 250 kr och PayPal tar 30 kr
Exemplet visar principen när en avgift dras från betalningen. Kontrollera alltid PayPals faktiska avgiftsunderlag och momshanteringen för den tjänst företaget har köpt.
Blanda inte ihop omsättning och PayPal-avgift. Om kunden betalar 1 250 kr men PayPal bara sätter in 1 220 kr på PayPal-saldot betyder det inte att försäljningen var 1 220 kr.
Överföring från PayPal till bankkonto
När pengar flyttas från företagets PayPal-saldo till företagets bankkonto uppstår normalt ingen ny försäljning. Pengarna flyttas bara mellan två av företagets likvidkonton.
Ingen ny intäkt
Försäljningen bokfördes redan när kundbetalningen redovisades mot PayPal. Om uttaget till bankkontot bokförs som försäljning igen blir omsättningen dubbel.
Flödet i bokföringen
Kund → PayPal-konto → Företagskonto
Bokföra inköp som betalats med PayPal
När företaget betalar ett inköp via PayPal bokförs inköpet efter vad företaget har köpt. PayPal ersätter bara bankkontot som betalningskälla.
Exempel: kontorsmaterial 1 000 kr + 250 kr moms
Spara leverantörens underlag
PayPal visar att betalningen genomförts, men leverantörens faktura eller kvitto visar normalt vad företaget faktiskt har köpt och hur momsen ska hanteras.
Utländskt inköp? Om exempelvis programvara eller en digital tjänst köps från ett utländskt företag kan särskilda momsregler gälla. Utgå från leverantörens land, fakturan och vilken typ av tjänst som köpts.
Bokföra PayPal i euro, dollar och annan valuta
PayPal används ofta för internationella betalningar i exempelvis EUR, USD eller GBP. Bokföringen behöver ändå uttryckas i svenska kronor, vilket innebär att valutatransaktionen behöver räknas om till SEK.
1. Ursprunglig transaktion
Bokför försäljningen eller inköpet i SEK utifrån tillämplig valutakurs.
2. Pengar på PayPal
PayPal kan behålla saldot i den utländska valutan tills du själv växlar eller tar ut pengarna.
3. Valutaskillnad
Om SEK-värdet har förändrats kan skillnaden behöva redovisas som valutakursvinst eller valutakursförlust.
Exempel på varför valutadifferens uppstår
Företaget kan exempelvis ta emot 100 EUR när beloppet motsvarar 1 100 kr. Om samma 100 EUR senare växlas och ger 1 120 kr har SEK-värdet förändrats med 20 kr. Skillnaden behöver hanteras separat från den ursprungliga försäljningen.
PayPal-rapport och bokföringsunderlag
För att kunna stämma av PayPal behöver du både transaktionsinformationen från PayPal och underlagen för de bakomliggande affärshändelserna.
PayPal-transaktion
Belopp, datum, valuta och transaktions-ID
Faktura eller kvitto
Visar vad som köpts eller sålts
Avgifter
Underlag för PayPals debiterade avgifter
Saldo
Stäm av bokföringen mot PayPal-kontot
Så stämmer du av PayPal
- Kontrollera ingående PayPal-saldo
- Matcha kundbetalningar och inköp
- Kontrollera samtliga PayPal-avgifter
- Matcha uttag mot företagets bankkonto
- Kontrollera återbetalningar och reverseringar
- Stäm av utgående saldo mot PayPal
Mer information: PayPal har rapporter och transaktionshistorik som kan användas för att kontrollera betalningar, avgifter och saldo.
PayPalVanliga fel när PayPal bokförs
De vanligaste problemen uppstår när PayPal behandlas som om pengarna alltid gått direkt till företagets vanliga bankkonto.
Bokföra nettobeloppet efter PayPal-avgiften som omsättning
Bokföra överföringen från PayPal till banken som en ny intäkt
Inte stämma av PayPal-saldot mot bokföringen
Glömma PayPals transaktionsavgifter
Missa valutakursdifferenser på utländska betalningar
Använda PayPal-transaktionen som enda underlag för ett inköp
Bokföra alla PayPal-transaktioner direkt mot 1930
Missa momsreglerna vid utländska köp eller försäljningar
PayPal i aktiebolag
PayPal-kontot och pengarna som hör till verksamheten tillhör bolaget. Ett separat företagskonto hos PayPal och ett separat bokföringskonto gör det enklare att hålla bolagets transaktioner åtskilda från privata betalningar.
Bokföra PayPal i enskild firma
Även i enskild firma behöver företagets PayPal-transaktioner kunna skiljas från privata betalningar. Ett separat PayPal-konto för verksamheten ger betydligt enklare avstämning och en tydligare verifikationskedja.
Gör bokföringen enklare med MrPotato
Samla transaktioner och underlag och få hjälp med konteringen utan att behöva hålla alla bokföringsregler i huvudet.
Ingen bindningstid · Inget kort krävs
Välj rätt bokföringsprogram för din bolagsform
MrPotato är anpassat för olika företagsformer. Oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag kan du välja ett bokföringsprogram som hjälper dig med bokföring, moms, rapporter och löpande administration.
Bokföringsprogram för enskild firma
För dig som driver verksamhet i eget namn och vill ha ett bokföringsprogram för enskild firma med stöd för moms, resultat och underlag till NE-bilagan.
Du får stöd för löpande bokföring, eget uttag, egen insättning och rapporter i takt med att du registrerar företagets affärshändelser.
Bokföringsprogram för aktiebolag
För dig som driver aktiebolag och vill ha ett bokföringsprogram för aktiebolag med stöd för bokslut, årsredovisning och lönehantering.
Få bättre kontroll över bokföring, K2-årsredovisning, arbetsgivardeklaration och andra viktiga delar som ofta blir tidskrävande i ett aktiebolag.
Är du osäker på vilken sida som passar bäst? Läs mer om vårt bokföringsprogram och jämför funktioner för enskild firma och aktiebolag.
Fler guider om digitala tjänster & betalplattformar
Skapa gratis konto
Kom igång med bokföring, fakturering och momsrapportering utan krångel. Ingen bindningstid och inget kreditkort krävs för att testa.
Vanliga frågor om PayPal och bokföring
PayPal kan bokföras som ett separat likvidkonto i kontogrupp 19. När pengar kommer in på PayPal debiteras PayPal-kontot medan exempelvis försäljning och utgående moms krediteras. Överföringar mellan PayPal och företagets bankkonto är normalt bara en omföring mellan två likvidkonton.
Ett vanligt upplägg är att skapa ett separat underkonto i 19-serien för PayPal, exempelvis 1931 eller ett annat ledigt konto som företaget använder konsekvent. Då kan saldot i bokföringen stämmas av mot det faktiska PayPal-saldot.
PayPals transaktionsavgifter bokförs separat som en kostnad. Vilket kostnadskonto och vilken momshantering som är rätt beror bland annat på vem som tillhandahåller tjänsten och vad underlaget visar. Bokför normalt försäljningen till bruttobeloppet och avgiften separat, i stället för att minska omsättningen med avgiften.
Momshanteringen beror på vilken PayPal-tjänst som har köpts, vilken PayPal-enhet som är avtalspart och vad som framgår av fakturan eller avgiftsunderlaget. Utgå därför från PayPals underlag och företagets momssituation i stället för att automatiskt lägga svensk moms på avgiften.
Om pengarna redan har bokförts som försäljning när de kom in på PayPal ska uttaget till företagets bankkonto inte bokföras som en ny intäkt. Debitera normalt bankkontot, exempelvis 1930, och kreditera företagets PayPal-konto.
Bokföringen ska normalt redovisas i svenska kronor även om transaktionen sker i exempelvis EUR eller USD. Transaktionen räknas därför om till SEK. Om värdet förändras mellan bokföringstidpunkten och betalning eller växling kan en valutakursdifferens uppstå.
Inköpet bokförs efter vad företaget har köpt, inte efter att PayPal användes som betalningsmetod. Debitera rätt kostnads- eller tillgångskonto och bokför eventuell moms enligt fakturan och gällande momsregler. Kreditera sedan företagets PayPal-konto.
PayPal-historiken är viktig för avstämningen men innehåller inte alltid all information som behövs för själva affärshändelsen. Spara därför även fakturor, kvitton och andra underlag som visar vad som sålts eller köpts och hur momsen har hanterats.
Det finns inte ett särskilt BAS-konto som måste användas just för PayPal. Ett separat underkonto i 19-serien är däremot praktiskt när pengar kan ligga kvar på PayPal, eftersom PayPal-saldot då kan stämmas av separat från företagets vanliga bankkonto.
Jämför saldot på företagets PayPal-konto i bokföringen med PayPals saldo och transaktionsrapport. Kontrollera försäljningar, inköp, avgifter, återbetalningar, valutaväxlingar och överföringar till eller från bankkontot.