Se bokföringsexemplet direkt i MrPotato
Öppna ett färdigt testkonto direkt – ingen registrering behövs.
Snabbsvar: börja med säljaren på fakturan
ChatGPT och OpenAI API bokförs normalt som programvara eller IT-tjänst. Momsen avgörs däremot inte av varumärket OpenAI, utan av den juridiska säljaren, säljarens land, ditt VAT-nummer och om köpet gjorts direkt eller genom en appbutik.
Exempel: tjänst från land utanför EU, 300 kr utan moms
Exemplet förutsätter full avdragsrätt och en faktura utan moms från en säljare utanför EU. Kontrollera alltid uppgifterna på din faktura.
ChatGPT-abonnemang och OpenAI API är olika kostnadsflöden
Båda kan vara IT-kostnader, men underlag, debitering och avstämning skiljer sig. Håll dem gärna separerade i bokföringen om API-användningen är väsentlig.
ChatGPT-abonnemang
- • Vanligen återkommande abonnemangs- eller licenskostnad
- • Bokförs ofta på 5420 Programvaror
- • Matchas mot abonnemangets faktura eller kvitto
- • Köp via appbutik kan ha en annan säljare på kvittot
OpenAI API
- • Kostnaden kan variera med faktisk användning
- • Bokförs ofta på 5420 eller 6540 IT-tjänster
- • Förbetalda krediter kan behöva periodiseras
- • Kostnadsdata kan stämmas av per projekt och radtyp
Välj momsscenario från fakturan
OpenAI kan ändra faktureringsstruktur och säljare kan variera mellan produkt, avtal och betalningskanal. Använd därför den faktiska fakturan som källa varje månad.
Svensk moms
Bokför kostnad exklusive moms och avdragsgill svensk ingående moms enligt fakturan.
Annat EU-land
Faktura utan moms innebär normalt omvänd betalningsskyldighet för B2B-tjänsten.
Utanför EU
Du redovisar normalt svensk moms på tjänsten enligt huvudregeln.
App Store
Utgå från Apple eller Google-kvittot och den säljare samt moms som står där.
Utländsk moms är inte svensk ingående moms. Om fakturan borde ha varit utan moms enligt B2B-reglerna ska du kontrollera ditt VAT-nummer och begära rättat underlag. Bokför inte utländsk moms på 2641.
Faktura från ett annat EU-land
När ett svenskt företag köper en tjänst från en momsregistrerad säljare i ett annat EU-land fakturerar säljaren normalt utan moms och köparen redovisar svensk moms genom omvänd betalningsskyldighet.
Exempel: EU-faktura 400 kr utan moms
Vid full avdragsrätt tar ingående och utgående moms ut varandra, men båda beloppen måste ändå redovisas i momsdeklarationen.
Faktura från land utanför EU
För en tjänst som omfattas av huvudregeln ska svenska köparen normalt beräkna och redovisa svensk moms. Principen liknar EU-köpet, men inköpet redovisas som tjänst från land utanför EU och använder ofta konto 4531.
Kontrollera fakturaraden
Juridiskt bolagsnamn, adress, skatteregistrering och fakturans momstext avgör hanteringen – inte att det står ”ChatGPT” på kontoutdraget.
4531/4535 eller 5420/6540?
5420 och 6540 beskriver kostnadens art. 4531 och 4535 används ofta för att styra utländska tjänsteinköp till rätt ruta i momsdeklarationen. Vissa företag använder utlandskontot direkt, andra omför kostnaden internt för bättre uppföljning. Säkerställ att momskoden fungerar i ditt system.
Läs guiden om omvänd momsBokföra OpenAI API och förbetalda krediter
API-kostnader kan antingen faktureras efter användning eller betalas i förväg. Det påverkar när kostnaden ska belasta resultatet.
Kostnadsför direkt
Mindre belopp som förbrukas snabbt bokförs ofta direkt som programvara eller IT-tjänst, med momshantering enligt fakturan.
Periodisera oförbrukade krediter
Ett väsentligt förskottsbelopp som finns kvar vid bokslut kan behöva ligga på exempelvis 1790 Förutbetalda kostnader och kostnadsföras när krediterna används.
Stäm av API-kostnaden mot fakturan
Officiella OpenAI Docs rekommenderar Costs-endpointen eller Costs-vyn för ekonomisk avstämning eftersom kostnadsdata kan grupperas per projekt och fakturarad och är avsedda att stämma mot fakturan.
Faktura, VAT-nummer och valuta
Lägg in företagets juridiska namn, adress och VAT-nummer i faktureringsprofilen innan nästa faktura skapas. Korttransaktionen ensam är inte ett lika fullständigt underlag som fakturan.
Säljare
Juridiskt namn och etableringsland
Köpare
Företagsnamn, adress och VAT-nummer
Produkt
ChatGPT-plan eller API-användning
Belopp
Valuta, moms och betalningsdatum
Bokför beloppet i svenska kronor enligt företagets konsekventa valutaprincip. Kortutgivarens separata växlings- eller kortavgift bokförs normalt som bankkostnad och ska inte blandas ihop med OpenAI-kostnaden.
Primärkällor: OpenAI Docs för API-kostnadsdata och Skatteverket för köp av utländska tjänster och omvänd moms.
ChatGPT betalt med privat kort
Kostnaden kan fortfarande tillhöra företaget om användningen är affärsmässig och underlaget är ställt rätt. Motkontot blir då ägarens insättning eller företagets skuld till personen som gjort utlägget.
Enskild firma
Bokför kostnaden och eventuell omvänd moms som vanligt, men kreditera normalt 2018 Övriga egna insättningar i stället för 1930.
Aktiebolag
Kreditera normalt en skuld till personen, exempelvis 2893. När bolaget ersätter utlägget debiteras skulden och bankkontot krediteras.
Vanliga fel när ChatGPT och OpenAI bokförs
Utgå från varumärket i stället för juridisk säljare på fakturan
Bokföra utländsk moms som svensk ingående moms på 2641
Glömma både utgående och ingående moms vid omvänd betalningsskyldighet
Använda 5420 utan momskod när momsrapporten kräver utlandskonto
Matcha API-kostnad mot fel ChatGPT-underlag
Kostnadsföra stora oförbrukade API-krediter utan bokslutsbedömning
Bokföra privat användning som företagskostnad utan dokumenterad koppling
Glömma separat växlingsavgift eller valutadifferens
Bokför AI-kostnaden utan att gissa på momsen
Med MrPotato får du hjälp att hålla ihop faktura, bankhändelse, utländsk tjänst och momsredovisning för dina digitala verktyg.
Ingen bindningstid · Inget kort krävs
Välj rätt bokföringsprogram för din bolagsform
MrPotato är anpassat för olika företagsformer. Oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag kan du välja ett bokföringsprogram som hjälper dig med bokföring, moms, rapporter och löpande administration.
Bokföringsprogram för enskild firma
För dig som driver verksamhet i eget namn och vill ha ett bokföringsprogram för enskild firma med stöd för moms, resultat och underlag till NE-bilagan.
Du får stöd för löpande bokföring, eget uttag, egen insättning och rapporter i takt med att du registrerar företagets affärshändelser.
Bokföringsprogram för aktiebolag
För dig som driver aktiebolag och vill ha ett bokföringsprogram för aktiebolag med stöd för bokslut, årsredovisning och lönehantering.
Få bättre kontroll över bokföring, K2-årsredovisning, arbetsgivardeklaration och andra viktiga delar som ofta blir tidskrävande i ett aktiebolag.
Är du osäker på vilken sida som passar bäst? Läs mer om vårt bokföringsprogram och jämför funktioner för enskild firma och aktiebolag.
Fler guider om digitala tjänster & betalplattformar
Skapa gratis konto
Kom igång med bokföring, fakturering och momsrapportering utan krångel. Ingen bindningstid och inget kreditkort krävs för att testa.
Vanliga frågor om ChatGPT, OpenAI och bokföring
ChatGPT som används i verksamheten bokförs normalt som programvara, licens eller IT-tjänst. Vanliga kostnadskonton är 5420 Programvaror eller 6540 IT-tjänster. Om säljaren på fakturan finns utomlands kan ett särskilt konto för inköp av tjänst från EU eller land utanför EU behövas för att momsdeklarationen ska bli rätt.
5420 Programvaror passar ofta för ChatGPT-abonnemang och licenser. 6540 IT-tjänster kan användas för tekniska moln- eller API-tjänster. Vid utländska inköp används ofta 4535 för tjänst från annat EU-land eller 4531 för tjänst från land utanför EU, vanligtvis med momskod för omvänd betalningsskyldighet. Följ företagets kontoplan och programmets momskopplingar.
Det beror på vem som står som säljare på fakturan, var säljaren är etablerad, om ditt VAT-nummer har registrerats och om köpet gjorts direkt eller via en appbutik. En utländsk företagsfaktura utan moms omfattas ofta av omvänd betalningsskyldighet, vilket innebär att köparen redovisar svensk utgående moms och eventuell avdragsgill ingående moms.
Kostnaden är normalt avdragsgill när ChatGPT har en tydlig koppling till verksamheten, exempelvis textarbete, analys, programmering, kundservice eller administration. Privat användning är inte avdragsgill och blandad användning kan behöva bedömas och dokumenteras.
OpenAI API bokförs normalt som programvara, molntjänst eller IT-tjänst. Utgå från fakturan och kostnadsrapporten, räkna om utländsk valuta till svenska kronor och hantera omvänd moms utifrån säljarens land. OpenAI har separata kostnadsdata för API-användningen som kan användas för avstämning mot fakturan.
Mindre krediter som förbrukas snabbt kan ofta kostnadsföras direkt. Om beloppet är väsentligt och avser framtida användning kan den oförbrukade delen behöva bokföras som förutbetald kostnad, exempelvis på konto 1790, och kostnadsföras i takt med förbrukningen. Bedömningen beror på belopp och bokslutsdatum.
Utländsk moms ska normalt inte bokföras som svensk ingående moms på 2641. Om omvänd betalningsskyldighet egentligen skulle ha använts bör du kontrollera VAT-uppgifterna och begära en rättad faktura. Skatteverket anger att felaktigt debiterad utländsk moms inte får dras av som svensk ingående moms.
Bokför kostnaden och momsen på samma sätt som om företaget hade betalat direkt, men använd ett konto för ägarens utlägg som motkonto. I enskild firma används ofta 2018 Övriga egna insättningar. I aktiebolag används ofta 2893 Skulder till närstående personer.
Behandla varje underlag efter den produkt och säljare som faktiskt står på fakturan. ChatGPT-abonnemang och API-användning kan ha olika betalningsflöden och underlag. Matcha därför inte API-kostnader mot ett ChatGPT-kvitto eller tvärtom.