Se bokföringsexemplet direkt i MrPotato
Öppna ett färdigt testkonto direkt – ingen registrering behövs.
Snabbsvar: så bokför du Google Workspace
Google Workspace bokförs normalt som IT-tjänst på konto 6540. Om fakturan kommer utan moms från en säljare i ett annat EU-land används ofta 4535 med omvänd moms. Köper du via en svensk återförsäljare innehåller fakturan normalt svensk moms.
Exempel: svensk faktura, 800 kr + 200 kr moms
Rätt konto för Google Workspace
Workspace innehåller e-post, lagring, dokument, kalkylark, kalender och videomöten. Det är därför normalt en löpande moln- och IT-tjänst, inte en permanent programvarutillgång.
6540 IT-tjänster
Ofta det naturliga kontot för ett löpande Workspace-abonnemang.
5420 Programvaror
Ett möjligt alternativ om programvarulicenser samlas här.
4535 EU-tjänst
Används ofta med momskod för faktura från ett annat EU-land.
Svensk moms eller omvänd moms?
Läs den aktuella fakturan varje gång. Google kan använda olika fakturerande bolag och inköpet kan gå via en återförsäljare. Juridisk säljare, land, VAT-nummer och momstext avgör hanteringen.
Svensk återförsäljare
Normalt 25 procent svensk moms. Bokför avdragsgill ingående moms på 2641.
Direkt från annat EU-land
En B2B-faktura är normalt utan moms. Köparen beräknar svensk utgående och ingående moms.
Utländsk moms
Dra inte av den på 2641. Kontrollera faktureringsprofil och VAT-nummer och begär rättelse vid behov.
Workspace och Google Ads kan ge separata fakturor och ska inte blandas ihop. Workspace är normalt IT-kostnad, medan Ads är annonsering. Matcha därför bankbetalningen mot rätt produkt och fakturanummer.
Konteringsexempel för Google Workspace
Exemplen förutsätter full avdragsrätt i momspliktig verksamhet. Anpassa kostnadskonto, momskod och motkonto efter fakturan och betalningssättet.
Svensk faktura: 800 kr + moms
Exempelvis från en svensk återförsäljare.
EU-faktura: 800 kr utan moms
Omvänd moms beräknad med 25 procent.
Vid full avdragsrätt blir momseffekten normalt noll, men både den utgående och ingående momsen måste redovisas.
Årsavtal, flexibel plan och periodisering
Månadsvis fakturering kostnadsförs normalt löpande. Betalas ett väsentligt årsavtal i förskott och avtalsperioden går över bokslutsdagen kan nästa års del behöva bokföras på 1790 Förutbetalda kostnader.
Exempel
Ett avtal på 24 000 kr exklusive moms gäller 1 oktober–30 september. Vid bokslut 31 december avser 9 av 12 månader nästa år. Den förutbetalda delen är då 18 000 kr.
Vid bokslutet
Återför eller kostnadsför beloppet nästa räkenskapsår. Momsen periodiseras normalt inte på samma sätt som kostnaden.
Faktura, användare, VAT-nummer och valuta
Hämta den fullständiga fakturan från Admin-konsolen eller återförsäljaren. Kontrollera särskilt vem som säljer tjänsten och att företagets juridiska uppgifter och VAT-nummer är korrekta.
Säljare
Juridiskt namn, adress, land och VAT
Köpare
Företagsnamn, adress och svenskt VAT-nummer
Tjänst
Workspace-plan, antal licenser och period
Belopp
Valuta, moms, datum och fakturanummer
Faktura i utländsk valuta bokförs i svenska kronor enligt företagets konsekventa valutaprincip. Separat kort- eller växlingsavgift bokförs normalt som bankkostnad och valutadifferenser hanteras separat.
Läs Skatteverkets regler om köp av tjänster från andra länder.
Skatteverket ↗Google Workspace betalt med privat kort
Kostnaden kan höra till företaget även om ägaren betalade privat. Underlaget bör vara ställt till företaget och motkontot blir ägarens insättning eller bolagets skuld till personen.
Enskild firma
Kreditera normalt 2018 Övriga egna insättningar i stället för banken.
Aktiebolag
Kreditera normalt en skuld till personen, exempelvis konto 2893.
Vanliga fel när Google Workspace bokförs
Blanda ihop Google Workspace-fakturan med Google Ads
Utgå från varumärket i stället för juridisk säljare
Bokföra utländsk moms som svensk ingående moms på 2641
Glömma omvänd moms på en faktura utan moms från annat EU-land
Använda kostnadskonto utan rätt momskod för EU-köpet
Sakna eller ange fel VAT-nummer i faktureringsprofilen
Glömma att bedöma periodisering av ett årsavtal
Spara korttransaktionen men inte den fullständiga fakturan
Bokför Google Workspace utan att gissa på momsen
Med MrPotato håller du ihop faktura, bankhändelse, kostnadskonto och momshantering för företagets digitala abonnemang.
Ingen bindningstid · Inget kort krävs
Välj rätt bokföringsprogram för din bolagsform
MrPotato är anpassat för olika företagsformer. Oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag kan du välja ett bokföringsprogram som hjälper dig med bokföring, moms, rapporter och löpande administration.
Bokföringsprogram för enskild firma
För dig som driver verksamhet i eget namn och vill ha ett bokföringsprogram för enskild firma med stöd för moms, resultat och underlag till NE-bilagan.
Du får stöd för löpande bokföring, eget uttag, egen insättning och rapporter i takt med att du registrerar företagets affärshändelser.
Bokföringsprogram för aktiebolag
För dig som driver aktiebolag och vill ha ett bokföringsprogram för aktiebolag med stöd för bokslut, årsredovisning och lönehantering.
Få bättre kontroll över bokföring, K2-årsredovisning, arbetsgivardeklaration och andra viktiga delar som ofta blir tidskrävande i ett aktiebolag.
Är du osäker på vilken sida som passar bäst? Läs mer om vårt bokföringsprogram och jämför funktioner för enskild firma och aktiebolag.
Fler guider om digitala tjänster & betalplattformar
Skapa gratis konto
Kom igång med bokföring, fakturering och momsrapportering utan krångel. Ingen bindningstid och inget kreditkort krävs för att testa.
Vanliga frågor om Google Workspace och bokföring
Google Workspace bokförs normalt som en IT- eller molntjänst på 6540 IT-tjänster. 5420 Programvaror kan också användas enligt företagets kontoplan. Om fakturan kommer utan moms från ett Google-bolag i ett annat EU-land används ofta 4535 med momskod för omvänd betalningsskyldighet.
Konto 6540 IT-tjänster är ofta lämpligt eftersom Google Workspace är ett löpande SaaS-abonnemang med bland annat Gmail, Drive, Meet och dokumentverktyg. Konto 5420 Programvaror är ett möjligt alternativ. Det viktigaste är en konsekvent kontoplan och korrekt momskod.
Det beror på säljaren och fakturan. En svensk återförsäljare fakturerar normalt med svensk moms. Ett direkt B2B-köp från ett Google-bolag i ett annat EU-land kan faktureras utan moms, varpå det svenska företaget redovisar svensk moms genom omvänd betalningsskyldighet.
Om fakturan är utställd av ett irländskt Google-bolag till ett svenskt momsregistrerat företag och saknar moms bokförs köpet normalt som tjänst från annat EU-land, exempelvis på 4535. Beräknad ingående och utgående moms bokförs ofta på 2645 respektive 2614.
Nej. Google Workspace är en IT- och programvarutjänst och bokförs ofta på 6540. Google Ads är annonsering och bokförs normalt som reklamkostnad, exempelvis på 5910 eller ett EU-inköpskonto med rätt momskod. Matcha varje betalning mot rätt faktura.
Om ett förskottsbetalt årsavtal sträcker sig över bokslutsdagen kan den del som hör till nästa räkenskapsår behöva bokföras som förutbetald kostnad på exempelvis 1790. Bedöm beloppets väsentlighet och företagets redovisningsprinciper.
Kostnaden är normalt avdragsgill när tjänsten används i verksamheten för exempelvis e-post, dokument, möten, kalender eller lagring. Momsavdraget beror på i vilken omfattning inköpet används i momspliktig verksamhet.
Bokför kostnaden och momsen enligt fakturan, men använd ett konto för ägarens utlägg som motkonto. I enskild firma används ofta 2018 Övriga egna insättningar och i aktiebolag ofta 2893 Skulder till närstående personer.
Fakturan hämtas normalt från faktureringsdelen i Google Admin-konsolen eller från återförsäljaren. Spara den fullständiga fakturan; korttransaktionen ensam visar normalt inte tillräckligt för rätt konto- och momsbedömning.