Bokföra konto 5420 – Programvaror

Lär dig bokföra programvaror korrekt. Guide med praktiska exempel för licenser, abonnemang, SaaS, moms och skillnaden mot 5410 och 5460.

Vad är konto 5420 – Programvaror?

Konto 5420 – Programvaror är ett kostnadskonto som används för program, licenser och mjukvarutjänster i verksamheten. Det passar normalt för löpande softwarekostnader som bokföringsprogram, abonnemang, SaaS-tjänster och andra digitala verktyg som används i företaget.

Debet = Kostnad

När du köper en programvara, licens eller abonnemang bokförs kostnaden normalt i debet på 5420.

Kredit = Betalning eller skuld

Motkontot blir ofta 1930 vid direkt betalning, eller 2440 om du får faktura och betalar senare.

Kostnadskonto (klass 5)Software och licenserLöpande drift

Viktigt: Använd inte 5420 för inköp som egentligen är förbrukningsmaterial, förbrukningsinventarier eller större investeringar som ska aktiveras som tillgång. Då passar ofta 5460, 5410 eller ett tillgångskonto bättre.

Vad räknas som programvaror?

Programvaror är digitala verktyg, licenser och mjukvarutjänster som används i företagets löpande verksamhet. Det kan vara både installerad mjukvara och molnbaserade abonnemang.

Vanliga programvaror

  • Bokföringsprogram
  • Designprogram
  • CRM-system
  • Projektverktyg
  • E-post- och samarbetsverktyg

Licenser och abonnemang

  • Månadslicenser
  • Årslicenser
  • SaaS-abonnemang
  • Domännära mjukvarutjänster
  • Molnbaserade adminverktyg

Inte typiskt 5420

  • Fysiska småmaterial
  • Förbrukningsinventarier
  • Arbetskläder
  • Transportmedel
  • Större aktiverade investeringar

Bokföringsexempel för konto 5420

Svensk programvarulicens betald direkt från bankkonto

Exempel: Du köper en licens för 2 000 kr exklusive moms. Momsen är 500 kr. Betalning sker direkt från företagskontot.

KontoDebetKreditFörklaring
5420 Programvaror2 000Själva kostnaden exklusive moms
2641 Debiterad ingående moms500Avdragsgill moms
1930 Företagskonto2 500Betalning från bank

Leverantörsfaktura för årsabonnemang

Exempel: Du får en faktura på 6 000 kr exklusive moms för ett årsabonnemang på ett affärssystem. Momsen är 1 500 kr.

KontoDebetKredit
5420 Programvaror6 000
2641 Debiterad ingående moms1 500
2440 Leverantörsskulder7 500

När fakturan betalas bokförs normalt: Debet 2440, Kredit 1930.

Månadsabonnemang på SaaS-tjänst

Exempel: Ett månadsabonnemang på 500 kr exklusive moms dras med kort. Momsen är 125 kr.

KontoDebetKredit
5420 Programvaror500
2641 Debiterad ingående moms125
1930 Företagskonto625

5420 (programvaror) vs 5460 (förbrukningsmaterial)

5420 Programvaror

  • Digitala verktyg, licenser och mjukvara
  • Ofta abonnemang eller softwareköp
  • Exempel: bokföringsprogram, SaaS, CRM, designprogram

5460 Förbrukningsmaterial

  • •Fysiska material som förbrukas i verksamheten
  • •Inte digitala tjänster eller licenser
  • •Exempel: tejp, rengöringsmedel, batterier, smådelar

Enkelt sätt att tänka: Om kostnaden gäller något du loggar in i eller använder digitalt ligger den oftast närmare 5420. Om det är något du förbrukar fysisktligger det oftast närmare 5460.

Undvik dessa vanliga misstag med 5420

•Bokföra digitala abonnemang på 5460 i stället för 5420
•Lägga fysiska inventarier på 5420 i stället för 5410
•Glömma att bokföra momsen separat på 2641
•Blanda SaaS, konsulttjänster och material på samma konto utan struktur
•Inte skilja mellan svenska inköp och utländska leverantörer
•Låta alla IT-kostnader hamna på ett enda konto trots att olika typer bör skiljas åt
•Aktiveringspliktiga större investeringar kostnadsförs direkt utan bedömning
•Inte vara konsekvent mellan liknande programinköp månad efter månad

Kom ihåg: Fråga dig själv om kostnaden gäller mjukvara, material eller inventarier. Då blir valet mellan 5420, 5460 och 5410 oftast mycket enklare.

Checklista: Korrekt bokföring på 5420

✓☐ Är kostnaden verkligen en programvara eller mjukvarutjänst?
✓☐ Är det inte förbrukningsmaterial som borde ligga på 5460?
✓☐ Är det inte en fysisk inventarie som passar bättre på 5410?
✓☐ Har jag bokfört momsen separat på 2641?
✓☐ Är betalningen bokförd mot 1930 eller 2440?
✓☐ Är jag konsekvent med abonnemang och licenser över tid?
✓☐ Behöver kostnaden periodiseras om den avser längre period?
✓☐ Har jag undvikit att blanda olika kostnadstyper på samma konto?

5 tips för bättre bokföring av programvaror

1

Skilj tydligt mellan software, material och inventarier

2

Bokför återkommande licenser konsekvent på samma konto

3

Spara underlag så att det går att se vilken tjänst som köpts

4

Håll koll på om abonnemang avser en längre period än en månad

5

Se över utländska programköp separat om omvänd moms kan bli aktuell

Så hjälper MrPotato dig med konto 5420 och andra IT-kostnader

Automatisk bokföring av programkostnader och moms
Tydlig uppdelning mellan software, inventarier och material
Snabbare löpande bokföring av abonnemang och licenser
Mer konsekvent BAS-hantering av IT-kostnader

Redo att slippa fundera på hur software ska bokföras?

Med MrPotato blir det enklare att bokföra programvaror, abonnemang, moms och andra företagskostnader på rätt konto. Perfekt för småföretag som vill spara tid och minska risken för fel.

Starta gratis – ingen bindningstidTesta i sandbox
30 dagar gratisIngen bindningstid

Fler guider du kan ha nytta av

5460
Förbrukningsmaterial
När inköpet gäller fysiskt material
5410
Förbrukningsinventarier
När inköpet är en fysisk inventarie
6540
IT-tjänster
För andra typer av externa IT-kostnader

Skapa gratis konto

30 dagar gratis. Ingen bindningstid.

Skapa konto gratisTesta i sandbox

Dela sidan

FacebookTwitterLinkedInWhatsAppSMS

Vill du slippa tänka på konton och konteringar?

I MrPotato skapas bokföringen automatiskt när du registrerar affärshändelser som fakturor, betalningar och kvitton.

Testa bokföringsprogramLär dig bokföring

Relaterade sidor

Debet och kredit
Förstå hur bokföringens grund fungerar.
BAS-kontoplan
Guide till alla kontoklasser i bokföringen.
Bokföring för nybörjare
Lär dig bokföring steg för steg.
Bokföra moms
Så bokför du utgående och ingående moms.
Bokföra faktura
Så bokför du kundfakturor korrekt.
Momsdeklaration
Hur moms redovisas till Skatteverket.

Vill du automatisera bokföringen?

BokföringsprogramBokföringsprogram för småföretagGratis bokföringsprogram

Vanliga frågor om konto 5420 – Programvaror

Konto 5420 används för programvaror och enklare mjukvarukostnader i verksamheten. Det kan till exempel vara licenser, abonnemang, bokföringsprogram, designverktyg, projektverktyg, e-posttjänster eller andra program som används i den löpande driften.
5420 används för programvaror och mjukvara. 5460 används för fysiskt förbrukningsmaterial som tejp, rengöringsmedel, batterier och andra artiklar som förbrukas i verksamheten. Om inköpet är digitalt eller en mjukvarutjänst ligger det normalt närmare 5420.
5420 gäller programvaror. 5410 gäller förbrukningsinventarier, alltså fysiska inventarier av mindre värde eller kort livslängd, till exempel skärmar, enklare stolar eller mindre verktyg. En licens eller SaaS-tjänst hör normalt inte hemma på 5410.
Ja. Vid vanliga svenska inköp bokförs kostnaden på 5420 och den avdragsgilla ingående momsen bokförs normalt separat på 2641. Om programvaran köps från utlandet kan regler om omvänd moms bli aktuella beroende på leverantör och land.
Ja, i många fall används 5420 för abonnemang, licenser och molnbaserade programtjänster som används i den löpande verksamheten. Det viktiga är att du är konsekvent och skiljer programvaror från andra typer av IT-kostnader om du vill ha tydligare uppföljning.
Du ska normalt inte använda 5420 om kostnaden gäller fysiska inventarier, förbrukningsmaterial, arbetskläder eller större immateriella investeringar som ska aktiveras som tillgång i stället för att kostnadsföras direkt.