Se bokföringsexemplet direkt i MrPotato
Öppna ett färdigt testkonto direkt – ingen registrering behövs.
Snabbsvar: så bokför du Microsoft 365
Microsoft 365 bokförs normalt som IT-tjänst på konto 6540. Konto 5420 Programvaror kan också passa enligt företagets kontoplan. Momsen avgörs av vem som står som juridisk säljare på fakturan: svensk moms från en svensk säljare eller normalt omvänd moms vid ett B2B-köp från ett annat EU-land.
Exempel: svensk faktura, 1 000 kr + 250 kr moms
Vilket konto används för Microsoft 365?
Microsoft 365 är en kombination av programvarulicenser och molntjänster som e-post, Teams och OneDrive. Därför kan mer än ett kostnadskonto vara rimligt. Välj en konsekvent princip som passar företagets kontoplan och rapportering.
6540 IT-tjänster
Ofta förstahandsvalet för Microsoft 365 som löpande SaaS- och molnabonnemang.
5420 Programvaror
Ett alternativ när licenser och programvaror samlas på ett separat konto.
4535 EU-tjänst
Används ofta med momskod när fakturan avser en tjänst från ett annat EU-land.
Moms på Microsoft 365: utgå alltid från fakturan
Varumärket avgör inte momsen. Microsoft 365 kan köpas direkt från Microsoft, genom en svensk eller utländsk återförsäljare eller som del av ett större IT-avtal. Säljare, etableringsland och fakturans uppgifter bestämmer hanteringen.
Svensk säljare
Fakturan innehåller normalt 25 procent svensk moms. Bokför nettokostnaden och avdragsgill ingående moms på 2641.
Säljare i annat EU-land
En B2B-faktura till ett momsregistrerat svenskt företag är normalt utan moms. Köparen redovisar svensk moms genom omvänd betalningsskyldighet.
Utländsk moms på fakturan
Bokför inte utländsk moms som svensk ingående moms. Kontrollera VAT-numret och begär vid behov en rättad faktura från säljaren.
Microsofts fakturerande bolag kan variera mellan avtal, produkt och inköpskanal. Återanvänd därför inte automatiskt föregående kontering om säljare eller momsuppgifter har ändrats.
Konteringsexempel för Microsoft 365
Exemplen förutsätter att Microsoft 365 används i momspliktig verksamhet med full avdragsrätt. Anpassa konto, momskod och motkonto efter fakturan och hur betalningen har gjorts.
1. Svensk faktura: 1 000 kr + moms
Exempelvis köp genom en svensk återförsäljare.
2. EU-faktura: 1 000 kr utan moms
Omvänd moms, beräknad med 25 procent.
Vid full avdragsrätt tar den beräknade ingående och utgående momsen ut varandra beloppsmässigt, men båda måste ändå komma med i momsdeklarationen.
Årslicens och periodisering över bokslutet
En Microsoft 365-licens som betalas årsvis är en förskottsbetalning för en bestämd tjänsteperiod. Om perioden går över bokslutsdagen kan den del som hör till nästa räkenskapsår behöva flyttas till konto 1790 Förutbetalda kostnader.
Räkneexempel
En årslicens kostar 12 000 kr exklusive moms och gäller 1 oktober–30 september. Vid bokslut den 31 december hör 9 av 12 månader, alltså 9 000 kr, till nästa räkenskapsår.
Periodisering vid bokslutet
Återför eller kostnadsför beloppet under nästa räkenskapsår enligt företagets periodiseringsrutin. Momsen periodiseras normalt inte på samma sätt som kostnaden.
Faktura, VAT-nummer och valuta
Spara fakturan från Microsofts administrationscenter eller från återförsäljaren. Ett bank- eller kortutdrag styrker betalningen men ersätter normalt inte fakturan som underlag för konto och moms.
Säljare
Juridiskt namn, adress och land
Köpare
Företagsnamn och svenskt VAT-nummer
Tjänst
Licenstyp, antal användare och period
Belopp
Valuta, moms, fakturadatum och total
Faktura i EUR eller annan valuta bokförs i svenska kronor enligt en konsekvent valutakursprincip. En separat växlings- eller kortavgift bokförs normalt som bankkostnad. En valutaskillnad mellan fakturadagen och betalningsdagen bokförs som kursvinst eller kursförlust.
Fördjupa dig i reglerna för inköp av tjänster från andra länder hos Skatteverket.
Skatteverket ↗Microsoft 365 betalt med privat kort
Om licensen tillhör verksamheten kan kostnaden bokföras i företaget även om ägaren betalade privat. Underlaget bör vara utställt på företaget och motkontot blir ägarens insättning eller bolagets skuld till personen.
Enskild firma
Kreditera normalt 2018 Övriga egna insättningar i stället för 1930 när du bokför utlägget.
Aktiebolag
Kreditera normalt en skuld till personen, exempelvis 2893. När utlägget ersätts debiteras skulden och bankkontot krediteras.
Vanliga fel när Microsoft 365 bokförs
Utgå från Microsoft-varumärket i stället för säljaren på fakturan
Bokföra utländsk moms som svensk ingående moms på 2641
Glömma omvänd moms när fakturan kommer utan moms från annat EU-land
Använda 6540 utan rätt momskod så att EU-köpet saknas i momsrapporten
Sakna företagets VAT-nummer i faktureringsprofilen
Kostnadsföra en väsentlig årslicens utan att bedöma periodisering
Spara bara korttransaktionen och inte den fullständiga fakturan
Blanda växlingsavgift eller valutadifferens med licenskostnaden
Bokför Microsoft 365 utan att gissa på momsen
Med MrPotato håller du ihop faktura, bankhändelse, kostnadskonto och momshantering för företagets digitala abonnemang.
Ingen bindningstid · Inget kort krävs
Välj rätt bokföringsprogram för din bolagsform
MrPotato är anpassat för olika företagsformer. Oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag kan du välja ett bokföringsprogram som hjälper dig med bokföring, moms, rapporter och löpande administration.
Bokföringsprogram för enskild firma
För dig som driver verksamhet i eget namn och vill ha ett bokföringsprogram för enskild firma med stöd för moms, resultat och underlag till NE-bilagan.
Du får stöd för löpande bokföring, eget uttag, egen insättning och rapporter i takt med att du registrerar företagets affärshändelser.
Bokföringsprogram för aktiebolag
För dig som driver aktiebolag och vill ha ett bokföringsprogram för aktiebolag med stöd för bokslut, årsredovisning och lönehantering.
Få bättre kontroll över bokföring, K2-årsredovisning, arbetsgivardeklaration och andra viktiga delar som ofta blir tidskrävande i ett aktiebolag.
Är du osäker på vilken sida som passar bäst? Läs mer om vårt bokföringsprogram och jämför funktioner för enskild firma och aktiebolag.
Fler guider om digitala tjänster & betalplattformar
Skapa gratis konto
Kom igång med bokföring, fakturering och momsrapportering utan krångel. Ingen bindningstid och inget kreditkort krävs för att testa.
Vanliga frågor om Microsoft 365 och bokföring
Microsoft 365 bokförs normalt som en IT-tjänst eller programvarulicens. Konto 6540 IT-tjänster är ofta lämpligt för det löpande molnabonnemanget, medan 5420 Programvaror också kan användas för programvarulicenser. Momsen bokförs utifrån den juridiska säljaren och uppgifterna på fakturan.
Vanligast är 6540 IT-tjänster eftersom Microsoft 365 är en löpande molntjänst. 5420 Programvaror kan användas om företagets kontoplan samlar programvarulicenser där. Vid köp av en tjänst direkt från ett annat EU-land används ofta 4535 Inköp av tjänster från annat EU-land med rätt momskod.
Det beror på säljaren. En svensk återförsäljare fakturerar normalt med svensk moms. Vid ett direkt B2B-köp från ett Microsoft-bolag i ett annat EU-land kan fakturan vara utan moms och omfattas av omvänd betalningsskyldighet. Kontrollera alltid bolagsnamn, land, VAT-nummer och momstext på den aktuella fakturan.
Om fakturan är utställd av ett irländskt Microsoft-bolag till ett svenskt momsregistrerat företag och saknar moms används normalt reglerna för inköp av tjänst från annat EU-land. Kostnaden kan bokföras på 4535 och beräknad moms på 2614 och 2645. Säkerställ att ditt svenska VAT-nummer är registrerat.
Om årslicensen avser tid över bokslutsdagen kan den del som hör till nästa räkenskapsår behöva bokföras som en förutbetald kostnad, exempelvis på konto 1790. Bedömningen påverkas av beloppets väsentlighet och företagets redovisningsprinciper.
Kostnaden är normalt avdragsgill när tjänsten behövs i verksamheten, exempelvis för e-post, dokument, kalkyler, möten eller lagring. Ingående moms får normalt dras av i den utsträckning inköpet används i momspliktig verksamhet. Privat användning kan begränsa avdragsrätten.
Bokför kostnad och moms enligt fakturan, men använd ett konto för ägarens utlägg som motkonto. I enskild firma används ofta 2018 Övriga egna insättningar. I aktiebolag används ofta 2893 Skulder till närstående personer.
Nej, spara fakturan eller kvittot från Microsoft eller återförsäljaren. Underlaget bör visa säljare, köpare, datum, produkt, belopp, valuta och moms. Kontoutdraget visar betalningen men innehåller normalt inte all information som behövs för rätt momsbedömning.